La sostenibilità nella selezione e valutazione dei fornitori: dalla qualifica agli appalti in corso

In Acea sono attivi vari Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento.

L’Unità preposta alla Qualifica dei fornitori:

• coordina i gruppi di lavoro per l’identificazione dei requisiti di qualifica;
• redige i Regolamenti di qualificazione;
• istituisce i Sistemi di qualificazione di rilievo europeo⁸⁶ e gli Albi fornitori per appalti c.d. “sotto soglia” o privatistici.

L’albero merceologico, condiviso tra le Società del Gruppo, ha incluso, nell’anno, 498 gruppi merce ed al 31 dicembre 2019 sono stati gestiti dall'Unità preposta 133 Albi/Sistemi di qualificazione.

Acea mette a disposizione delle imprese interessate un portale per la qualificazione, integrato con l'anagrafica fornitori, accessibile dal sito istituzionale (www.gruppo.acea.it, sezione Fornitori). Le imprese inseriscono direttamente on line le richieste d’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione relative ai gruppi merce di interesse e l’Unità preposta le istruisce, verificando il possesso dei requisiti e gestendo le comunicazioni al fornitore. Nel 2019 sono state evase, complessivamente, 700 richieste di iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione (+8% rispetto alle 646 richieste del 2018), per un totale di 564 richieste evase con esito positivo. In dettaglio:

• 311 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione “lavori”;
• 389 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori di “beni e servizi”.

I requisiti di qualifica richiesti sono “standard” – tra i quali i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore – e “specifici”, vale a dire studiati con riferimento al gruppo o ai gruppi merce oggetto dei singoli Elenchi Fornitori.

Tra i requisiti specifici, Acea richiede ai suoi potenziali fornitori, in alcuni casi, il possesso di particolari Autorizzazioni e/o certificazioni:

• Certificazione UNI EN ISO 9001 (requisito vincolante per tutti i gruppi merce “lavori” e per quasi tutti i Sistemi di qualificazione “beni e servizi”);
• Certificazione UNI EN ISO 14001 (per l’iscrizione ai Sistemi di qualificazione relativi ai Rifiuti speciali non pericolosi, ai Servizi di pulizia, al Servizio di vigilanza armata e portierato/reception);
• Iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali o dell’autorizzazione alla gestione di un impianto dedicato al recupero/smaltimento dei rifiuti (per l’iscrizione ai Sistemi relativi alla Gestione rifiuti);
• Certificazione OHSAS 18001//UNI ISO 45001 (per l’iscrizione al Sistema di qualificazione relativo alla manutenzione elettromeccanica degli impianti industriali e ai Servizi di pulizia);
• Certificazione UNI EN 15838:2010 (per l’iscrizione al Sistema di Qualificazione “Call Center e Back Office”)
• Certificazione SA8000 (per l’iscrizione al Sistema di Qualificazione “Servizi di pulizia”)
• Certificazione UNI 10891 (per l’iscrizione al Sistema di Qualificazione “Servizio di vigilanza armata e portierato/reception”).

Per l’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, infine, le imprese che intendono qualificarsi devono dare disponibilità a ricevere un’eventuale verifica ispettiva presso le sedi amministrative, finalizzata a valutare la veridicità e l’adeguatezza della documentazione, e presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, per valutare l’implementazione e l’applicazione dei Sistemi di gestione attivi.

La valutazione dei fornitori prevede varie tipologie di controlli che si attivano a seconda dell’Albo di appartenenza e del diverso “status” che il fornitore acquisisce rispetto ad Acea:

• in fase di qualifica,
• qualificato,
• qualificato con appalto in corso.

In fase di qualifica, vale a dire per potersi iscrivere ai Sistemi di qualificazione afferenti ai Regolamenti Unici Beni e Servizi e Lavori – che, per il 2019, erano 100 sui 133 Albi/Sistemi di qualificazione complessivi – i fornitori devono compilare, sulla piattaforma di Vendor Management, un questionario di autovalutazione, differenziato per beni, servizi o lavori, sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale, considerati aspetti rilevanti per la sostenibilità.

Nel 2019:

• 345 fornitori hanno compilato il questionario di autovalutazione (197 per beni e servizi e 148 per lavori): il 32% in più rispetto ai 261 del 2018;
• essi rappresentano oltre l’87% del totale fornitori qualificati nell’anno (pari a 396).

Acea ha potuto elaborare i dati dei questionari di autovalutazione compilati on line a partire da maggio 2019 (228 questionari) per beni, servizi e lavori, ottenendo un punteggio medio⁸⁷ dei fornitori (scala 0-100) per ciascun ambito valutato (si veda grafico n. 33).

GRAFICO N. 33 – PUNTEGGIO MEDIO DEI FORNITORI ACEA PER AMBITO DI AUTOVALUTAZIONE (2019)

Una volta qualificato, il fornitore può essere sottoposto ad un Audit di seconda parte sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale (QASER), volto a verificare, in sede, l’effettiva applicazione dei Sistemi di gestione certificati attivi e le modalità di gestione degli altri ambiti rilevanti per la sostenibilità.

Le attività di verifica sono state eseguite da auditor interni qualificati di Acea SpA, appartenenti all’Unità Sistemi Integrati di Certificazione. Le 40 verifiche effettuate nel 2019, sulla base di check list di conformità ai requisiti valutati e fasce di valutazione definite (Eccellente - Ottimo - Buono - Discreto - Sufficiente - Mediocre - Critico - Inadeguato), hanno prodotto le seguenti valutazioni: 2 Ottimi, 9 Buoni, 5 Discreti, 11 Sufficienti, 9 Mediocri, 4 Critici. A ciascun fornitore è stato inviato un feedback, con l’indicazione della fascia di valutazione conseguita e un report sintetico su punti di forza e ambiti di miglioramento. Ove necessario, è stata inviata una scheda dei rilievi più significativi, con richiesta di indicare le cause delle non conformità e proporre idonee azioni correttive.

Dai risultati delle verifiche emerge un rating globale al di sopra della sufficienza. Gli ambiti con il maggior livello di conformità sono risultati:

• Sicurezza e Qualità, per i quali circa il 70% dei fornitori verificati ha ricevuto una valutazione uguale o superiore a “buono”;
• Ambiente, con oltre il 50% dei fornitori verificati valutati tra buono ed eccellente, sebbene in quest’ambito si rilevino margini di miglioramento sulla “gestione dei rifiuti”;
• Responsabilità sociale, con oltre il 20% dei fornitori valutati da “buono” in su (erano il 10% nel 2018).

È inoltre continuata la collaborazione al gruppo di lavoro denominato TenP, in seno al Global Compact Network Italia, volta a sensibilizzare la catena di fornitura anche mediante i desktop Audit e la formazione dei fornitori sui temi di sostenibilità.

In Areti, la valutazione dei fornitori avviene utilizzando, per i lavori in area energia, il modello di vendor rating. Il framework, incentrato su 142 parametri di qualità, sicurezza e ambiente, prevede ispezioni in cantiere, l’elaborazione di classifiche di merito basate sulla reputazione degli appaltatori e la possibilità di applicare penali e sospendere le attività dell’appaltatore. Nell’anno, 27 cantieri sono stati sospesi per “non conformità” sulla sicurezza, a fronte di un totale di 1.981 visite effettuate. L’indice reputazionale medio rilevato nel 2019, pari a 98,74, in costante incremento (era 98,29 nel 2018), conferma il buon livello di affidabilità degli operatori.

⁸⁶ Ai sensi dell’art. 134 del D. Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.
⁸⁷ Il punteggio medio di ciascun ambito è risultante dalla media dei tre punteggi relativi all’analisi dei questionari per beni, servizi e lavori.